Armonía by Ana María Herrera
Bienvenido(a) a Armonía
Esta inducción hace parte del Sistema de Gestión Integral (SGI) de Armonía by Ana María Herrera S.A.S. y tiene como propósito que todo colaborador nuevo —y quienes hacen reinducción anual— conozcan quiénes somos, cómo trabajamos y qué normas y protocolos rigen nuestra operación como prestador de servicios odontológicos.
🎯 Objetivo de la inducción
Alinear a cada colaborador con la identidad, las políticas, los procesos y los protocolos de bioseguridad y atención al paciente de Armonía, antes de iniciar o continuar sus funciones.
👥 ¿A quién aplica?
A todo el personal vinculado directamente, en formación (aprendices SENA) y especialistas que prestan servicios en el consultorio, así como en la reinducción periódica del personal activo.
¿Quiénes somos?
Armonía by Ana María Herrera S.A.S. es un consultorio odontológico fundado por la Dra. Ana María Herrera Espinosa, actualmente en proceso de habilitación para transitar de consultorio independiente a Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS), bajo el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).
📋 Datos legales
| Razón social | Armonía by Ana María Herrera S.A.S. |
| NIT | 901.738.130-6 |
| Actividad económica | 8622 — Práctica odontológica |
| Constitución | 31 de julio de 2023 |
| Matrícula mercantil | 0000391556 (establecimiento 0000391557) |
📍 Contacto y ubicación
| Dirección | Calle 8 # 37A-26, C.C. Zaragoza, Local 23, Neiva, Huila |
| Teléfono | 316 316 1095 |
| Correo | contacto@armoniamh.com |
| Web | armoniamh.com |
| ARL | Positiva — Clase de riesgo II |
Misión
"Brindar servicios odontológicos integrales con altos estándares de calidad, calidez humana e innovación, contribuyendo a la salud oral y al bienestar de nuestros pacientes, soportados en un equipo profesional comprometido con la mejora continua."
La Misión orienta el quehacer diario de cada colaborador: toda actuación —clínica, administrativa o de apoyo— debe poder explicarse a la luz de estos compromisos con el paciente y con la calidad del servicio.
Visión
"Ser reconocidos en la región como una IPS odontológica líder en excelencia clínica y experiencia del paciente, destacada por la innovación, el cumplimiento normativo y el desarrollo integral de nuestro equipo humano."
La Visión es el horizonte que sustenta decisiones como la habilitación como IPS, la inversión en formación del personal y la adopción de protocolos de bioseguridad y atención cada vez más rigurosos.
Valores Corporativos
Seis valores guían el comportamiento de todo colaborador de Armonía, dentro y fuera del consultorio:
Excelencia Clínica
Aplicar los más altos estándares técnicos y científicos en cada procedimiento odontológico.
Calidez Humana
Brindar un trato cercano, empático y respetuoso a pacientes y compañeros.
Innovación
Incorporar nuevas tecnologías y prácticas que mejoren la experiencia y los resultados clínicos.
Integridad
Actuar con honestidad y coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
Mejora Continua
Buscar permanentemente el perfeccionamiento de procesos, servicios y competencias.
Confianza
Construir relaciones de largo plazo basadas en la transparencia y el cumplimiento.
Portafolio de Servicios
Armonía ofrece un portafolio integral de odontología general y especializada:
Organigrama Institucional
Equipo de planta
Especialistas vinculados por llamado
Mapa de Procesos
El Sistema de Gestión Integral de Armonía se estructura en tres niveles de procesos, articulados por el ciclo de mejora continua (PHVA):
🎯 Procesos Estratégicos
- Gestión Integral de Calidad
- Innovación y Excelencia
⚙️ Procesos de Operación
- Ejecución del Servicio
- Comercial (Expansión y Posicionamiento)
- Clínica y Cuidado Post-Tratamiento
🛠️ Procesos de Apoyo
- Talento Humano
- Compras y Proveedores
- Mantenimiento de Equipos
- HSEQ
Política Integral de Gestión
Armonía declara su compromiso con seis ejes que integran calidad, seguridad, cumplimiento legal y desarrollo humano:
| Eje | Compromiso |
|---|---|
| Calidad y Servicio | Prestar servicios odontológicos seguros, con enfoque en la satisfacción y seguridad del paciente. |
| Seguridad y Salud en el Trabajo | Prevenir accidentes y enfermedades laborales, promoviendo ambientes de trabajo seguros. |
| Cumplimiento Legal | Cumplir la normatividad sanitaria, laboral y ambiental aplicable a la operación. |
| Talento Humano | Promover el desarrollo de competencias y el bienestar del equipo de trabajo. |
| Medio Ambiente | Prevenir y mitigar los impactos ambientales derivados de la actividad odontológica. |
| Ética y Derechos Humanos | Garantizar el respeto, la transparencia y la no discriminación en todas las relaciones. |
Política de Transparencia, Ética e Integridad
Esta política busca garantizar una atención confiable, segura y centrada en el paciente, mediante siete compromisos:
| Eje | Compromiso |
|---|---|
| Transparencia en la información | Información clara sobre diagnósticos, alternativas, riesgos y consentimientos informados. |
| Tarifas y facturación | Cotización previa, explicación sencilla de valores y formas de pago. |
| Integridad y prevención | Rechazo a sobornos, comisiones indebidas y conflictos de interés no declarados. |
| Confidencialidad y datos | Protección de la información clínica y los datos personales del paciente. |
| Calidad y trato digno | Seguridad del paciente, bioseguridad, respeto y comunicación empática. |
| Canales PQRS | Atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias por recepción, WhatsApp, redes y web. |
| Cumplimiento | Aplicación a todo el personal, proveedores y aliados, con medidas correctivas ante incumplimientos. |
Objetivos Estratégicos del SGI
Cinco objetivos estratégicos guían la gestión del Sistema Integral en Armonía:
01 · Calidad del Servicio
Garantizar la calidad y seguridad en la atención odontológica.
02 · Seguridad y Salud en el Trabajo
Prevenir riesgos laborales y promover el bienestar del equipo.
03 · Gestión Ambiental
Minimizar el impacto ambiental de la actividad clínica.
04 · Cumplimiento Legal
Asegurar el cumplimiento de la normatividad sanitaria, laboral y ambiental.
05 · Mejora Continua
Fortalecer competencias del equipo y optimizar procesos de forma constante.
Contexto de la Organización
Armonía analiza periódicamente su contexto interno y externo mediante la metodología DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) y gestiona la mejora continua a través del ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar).
🔁 Ciclo PHVA
- Planificar: definición de objetivos, riesgos y recursos.
- Hacer: ejecución de los procesos del SGI.
- Verificar: seguimiento, auditorías e indicadores.
- Actuar: acciones correctivas y de mejora.
👥 Partes interesadas
Pacientes, colaboradores, especialistas vinculados, proveedores, autoridades sanitarias (Secretaría de Salud), ARL Positiva y la comunidad de Neiva.
Marco Normativo y Habilitación como IPS
A diferencia de un certificador ISO, el marco de cumplimiento de Armonía como prestador de servicios de salud se apoya en el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS) y la normatividad colombiana del sector:
Política de Prevención de Sustancias Psicoactivas y Alcohol
Armonía prohíbe el consumo, posesión o ingreso a las instalaciones bajo el efecto de alcohol o sustancias psicoactivas, dado el riesgo que representa para la seguridad del paciente y del equipo clínico.
🔒 Aplica a
Todo el personal, especialistas vinculados, proveedores y visitantes dentro de las instalaciones y durante el ejercicio de funciones.
📌 Razón de ser
La precisión y el juicio clínico son críticos en la atención odontológica; cualquier alteración por sustancias compromete la seguridad del paciente.
Política de Prevención del Acoso Laboral y Trato Digno
Armonía garantiza un ambiente de trabajo libre de acoso laboral, discriminación y cualquier forma de maltrato, en cumplimiento de:
✔️ Compromisos
- Trato digno y respetuoso entre todo el personal.
- No discriminación por sexo, raza, religión, opinión o condición.
- Canales internos para reportar situaciones de acoso o maltrato.
📢 Canal de reporte
Cualquier situación debe reportarse a la Gerencia Administrativa o al canal de Talento Humano, garantizando confidencialidad y debido proceso.
Política de Responsabilidad Ambiental
La actividad odontológica genera residuos que requieren manejo diferenciado conforme al Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios (Resolución 1164/2002):
🩸 Biosanitarios
Algodones, guantes y materiales con fluidos. Bolsa roja.
🔪 Corto-punzantes
Agujas, fresas y elementos cortantes. Guardián rígido.
🧪 Químicos
Reveladores, desinfectantes y amalgamas. Contenedor específico.
Armonía aplica su PGIRASA (Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud), que define el código único de colores para la segregación en la fuente en cada área del consultorio:
| Color | Clase de residuo | Ejemplos / recipiente |
|---|---|---|
| Blanco | No peligrosos — Aprovechables | Papel, cartón, vidrio, plástico, tetrapak. Recipiente blanco rotulado "Reciclable". |
| Negro | No peligrosos — No aprovechables | Servilletas, papel higiénico, icopor, barrido. Recipiente negro. |
| Rojo | Peligrosos infecciosos — Biosanitarios y líquidos infecciosos | Algodones, guantes, gasas, eyectores, restos de resina/alginato, saliva y sangre. Bolsa y caneca roja con tapa, de acceso restringido. |
| Guardián rígido | Cortopunzantes y farmacológicos | Agujas y hojas de bisturí. Recipiente rígido en polipropileno (sin PVC), boca angosta, máx. 2 litros, llenado hasta sus ¾ partes y rotulado. |
Política de Uso, Mantenimiento y Reposición de EPP
El uso correcto de los Elementos de Protección Personal (EPP) es obligatorio en toda atención clínica, dado el riesgo biológico propio de la odontología:
Política de Tratamiento de Datos Personales
Armonía trata datos personales y clínicos de pacientes y colaboradores conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
📂 Categorías de datos
- Datos de identificación y contacto.
- Datos clínicos (sensibles): historia clínica odontológica.
- Registros audiovisuales con fines clínicos o de marketing autorizado.
⚠️ Regla de oro
Ningún colaborador debe divulgar, fotografiar ni compartir historias clínicas o datos de pacientes sin autorización expresa del titular o requerimiento legal. El incumplimiento puede constituir delito informático (Ley 1273/2009).
Política de Seguridad de la Información
Más allá de los datos personales, Armonía protege la información institucional (administrativa, financiera y clínica) frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.
- Uso de contraseñas personales e intransferibles en equipos y software clínico.
- Bloqueo de sesión al ausentarse del equipo de trabajo.
- Prohibido instalar software no autorizado en equipos institucionales.
- Reporte inmediato de cualquier incidente de seguridad de la información.
Reglamento de Higiene y Seguridad / SG-SST
Armonía cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) conforme al Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 (Estándares Mínimos).
📋 Datos clave
| ARL | Positiva |
| Clase de riesgo | II |
| Figura de representación | Vigía de SST (Art. 35, Decreto 1295/1994) |
👤 Vigía de SST
Al contar con menos de 10 trabajadores permanentes, Armonía designa un Vigía de SST en lugar de un Comité Paritario (COPASST), conforme a la Resolución 2013 de 1986.
Reglamento Interno de Trabajo (I): Ingreso y Jornada
✅ Requisitos de ingreso
Vinculación sin discriminación por sexo, raza, religión, opinión política o cualquier otra condición, conforme al Código Sustantivo del Trabajo.
🎓 Contrato de aprendizaje
Para aprendices SENA (15+ años): duración máxima de 2 años, con apoyo de sostenimiento entre 75% y 100% del SMMLV según la etapa (Ley 789/2002 Art. 30).
🕒 Jornada laboral
| Personal | Lunes | Martes a viernes | Sábados |
|---|---|---|---|
| Administrativo | 9:00 a.m.–12:00 p.m. / 2:00 p.m.–5:00 p.m. | 8:00 a.m.–12:00 p.m. / 2:00 p.m.–6:00 p.m. | 8:00 a.m.–12:00 p.m. |
| Operativo (clínico) | 9:00 a.m.–12:00 p.m. / 2:00 p.m.–5:00 p.m. | 8:00 a.m.–12:00 p.m. / 2:00 p.m.–6:00 p.m. | 8:00 a.m.–12:00 p.m. |
Se respeta la jornada máxima legal semanal (Art. 161 C.S.T.) y se lleva registro de asistencia y turnos.
Reglamento Interno de Trabajo (II): Licencias y Permisos
| Licencia / Permiso | Duración | Base legal |
|---|---|---|
| Maternidad | 18 semanas (2 adicionales en parto múltiple) | Ley 1822/2017 |
| Paternidad | 10 días hábiles | Ley 2114/2021 |
| Luto | 5 días hábiles | Art. 57 C.S.T. / Ley 1280/2009 |
| Matrimonio | 2 días de descanso remunerado | Reglamento interno |
| Grado académico | 1 día de descanso remunerado | Reglamento interno |
| Sufragio | Media jornada compensatoria | Ley 403/1997 Art. 3 |
| Calamidad doméstica grave | Hasta 3 días | Reglamento interno |
Reglamento Interno de Trabajo (III): Deberes y Sanciones
🙋 Deberes del colaborador
- Cumplir estrictamente la jornada laboral y los procedimientos establecidos.
- Permanecer en el sitio asignado durante la jornada, salvo autorización.
- Entregar de forma inmediata las incapacidades médicas (EPS/ARL).
- Mantener conducta ética, disciplinada y leal.
- Someterse a los exámenes médicos ocupacionales requeridos.
🏢 Obligaciones del empleador
- Respetar la dignidad personal, creencias y sentimientos del trabajador.
- Suministrar herramientas y materias primas necesarias para el trabajo.
- Conceder las licencias previstas en el reglamento.
- Pagar la remuneración pactada en tiempo y forma.
⚠️ Sanciones disciplinarias
Las sanciones se imponen en primera instancia por el Director(a) de Talento Humano; en segunda instancia, por la Gerencia General; y en última instancia por la Junta Directiva, cuando impliquen terminación del contrato u otras decisiones de mayor trascendencia.
Imagen Institucional y Presentación Personal
La presentación personal transmite confianza y profesionalismo al paciente, y forma parte de los protocolos de bioseguridad:
🥼 Uniforme clínico
- Uniforme antifluido: resistente a salpicaduras y fluidos.
- Bata institucional: identifica al personal de Armonía.
- Gorro institucional: uso obligatorio durante la atención.
- Calzado institucional (suecos): cerrado, antideslizante y de uso exclusivo clínico.
🧼 Bioseguridad asociada
El uniforme se complementa con el lavado de manos clínico, el uso de EPP y la desinfección de superficies entre pacientes, como parte de un mismo protocolo de bioseguridad.
Protocolo de Atención al Paciente
Cada interacción con el paciente sigue un protocolo de bienvenida y comunicación, para garantizar una experiencia cálida y consistente:
🚪 Recepción
Saludo cordial, identificación del motivo de la visita y verificación de si es paciente nuevo o de seguimiento, antes de pasar a la sala de espera.
🦷 Ingreso de la Dra. al consultorio
El protocolo establece que la odontóloga se presenta ante el paciente con gorro y tapabocas colocados desde su ingreso al consultorio, reforzando la bioseguridad desde el primer contacto visual.
💳 Manejo de pagos
La información de tarifas y formas de pago se comunica de forma clara y respetuosa, conforme a la Política de Transparencia.
📞 Seguimiento
Se mantiene comunicación de cuidado post-tratamiento, alineada con el proceso de "Clínica y Cuidado Post-Tratamiento" del mapa de procesos.
Glosario de Términos Clave
- IPS
- Institución Prestadora de Servicios de Salud, habilitada ante la Secretaría de Salud.
- SOGCS
- Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud.
- SGI
- Sistema de Gestión Integral (calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo).
- PHVA
- Ciclo de mejora continua: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
- SG-SST
- Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Vigía de SST
- Representante de SST en empresas con menos de 10 trabajadores permanentes.
- EPP
- Elementos de Protección Personal (guantes, tapabocas, gafas, bata, gorro, polainas).
- Bioseguridad
- Conjunto de medidas preventivas para proteger la salud frente a riesgos biológicos.
- Dato sensible
- Información que, de divulgarse, afecta la intimidad del titular (p. ej. datos clínicos).
- PQRS
- Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
¡Gracias por ser parte de Armonía!
Ha llegado al final de la inducción / reinducción del Sistema de Gestión Integral 2026. Su compromiso diario con estos valores, políticas y protocolos es lo que sostiene la calidad de Armonía.